El arte de las presentaciones: el Power no está en el Point

Al igual que el genio es un 2% talento y un 98% perseverancia, en el caso de una presentación profesional el PowerPoint tiene un valor relativo frente al valor que supone la audiencia. Leer una presentación no es comunicarse con la audiencia, rompemos las reglas de la comunicación cuando en una presentación en lugar de un diálogo, de hablar con nuestro oyente, simplemente proyectamos un PowerPoint cargado de texto que nos limitamos a leer.

La clave del éxito de una presentación profesional, más allá de ese 2% de un PowerPoint eficaz, está en la empatía con la audiencia. Y la empatía parte de un conocimiento previo, nuestra sonrisa no es suficiente por bonita que sea para generar empatía, puede ayudar, pero no basta.

Un error frecuente es no dar respuesta con nuestra presentación a las necesidades de nuestro interlocutor porque no nos hemos tomado el tiempo necesario para conocerlo, en definitiva, porque nos hemos olvidado de preguntarle y lo que es más importante, escucharle. En su lugar nos hemos limitado a bucear por internet sin hacerle a nuestra “futura audiencia” las preguntas adecuadas para conocerle. Es necesario preguntar para conocer. La red nos puede ayudar a perfilar y confrontar detalles, pero necesitamos preguntarle de forma directa cómo se ve y qué piensa sobre sí mismo. Preguntarle ¿quién eres? ¿cómo eres? ¿de dónde vienes? ¿dónde estás? ¿dónde quieres ir? ¿cuándo quieres llegar? ¿con qué elementos cuentas? etc.  Se trata de ir de puntillas hasta lo más intimo del otro para saber dónde y cómo podemos proponerle un proyecto que le aporte valor, pero un valor real que necesita incluso a veces sin saberlo.

El segundo error en las presentaciones es generar en nuestra audiencia aburrimiento al desarrollar de forma amplía los datos que tenemos sobre el oyente con la excusa de contextualizar. Esto es algo muy común en las presentaciones. Si bien necesitamos la información sobre el oyente para proponer una propuesta de valor, esa información es ya conocida por nuestro interlocutor. En todo caso si fuera necesario ha de reseñarse de forma muy breve y sólo cuando sea fundamento de nuestra propuesta de acción. La información debe ser seleccionada, eligiendo lo realmente necesario que explique el porqué de nuestra oferta. La repetición de información sólo está justificada si queremos que quede en la mente de tu interlocutor, datos que quieras que relacione entre sí.

Un tercer error es la falta de orden en la exposición, no contar con una estructura mental definida produce una sensación de proyecto brumoso e irrealizable. Es necesario establecer un camino y hacerlo perceptible por el interlocutor para ir de la mano, nosotros contando y él escuchando e incluso participando, delinear las distintas fases, incidir en los objetivos y presentar metas concretas alcanzables.

Mostrarnos a nosotros, que nos conozca nuestro oyente, es otra clave para el éxito de una presentación, sin conocimiento no hay posibilidad de generar confianza. Quiénes somos lo dirá más que nuestras palabras nuestra experiencia y en concreto lo que dicen otros sobre nosotros.

Y siempre intentar mantener la atención de los asistentes con información clave, pero también con la dinámica de gestos y cambiando el ritmo de la conversación siempre abierta a que nuestro oyente intervenga.

¡Ah! Y algo muy obvio pero clave antes de comenzar una presentación es vaciar tus sentidos para afrontar la presentación con una actitud de concentración y escucha hacia al otro. Por ejemplo, repasar mentalmente, unos minutos antes de empezar, los nombres de los asistentes a la presentación puede ser un buen modo de comenzar a concentrarte en tu audiencia.